Prosedur

1. Monitoring Order Masuk

– Memantau grup admin secara berkala

– Mengonfirmasi kepada admin apabila terdapat order yang belum diinformasikan di grup

2. Verifikasi Data Order

– Memastikan detail pesanan sesuai dengan permintaan customer

– Meliputi: jenis unit, spesifikasi, dan permintaan khusus

3. Pemisahan Komponen Harga

– Memisahkan pencatatan antara:

    -> Harga unit

    -> Biaya ongkir

– Bertujuan agar data lebih jelas dan mudah dianalisis

4. Input Data ke Spreadsheet

Menginput data secara lengkap dan rapi, meliputi:

– Tanggal order

– Nama customer

– Nomor telepon

– Alamat

– Deskripsi unit

– Harga unit

– Ongkir

5. Koordinasi Jadwal Pengiriman

– Berkoordinasi dengan admin terkait estimasi waktu pengiriman

– Memastikan jadwal tercatat dan terupdate

6. Update dan Kontrol Data

– Melakukan pengecekan ulang data secara berkala

– Memastikan tidak ada data yang terlewat atau tidak sesua

Tujuan:

Memastikan data deal khusus owner tercatat secara ringkas, jelas, dan mudah dipantau.

Prosedur:

1. Penginputan Data Dasar

   Menginput data utama secara singkat dan jelas, meliputi:

– Tanggal kirim

– Lokasi (Kabupaten dan Kecamatan)

– Deskripsi unit (menggunakan singkatan)

– Harga deal

2. Penulisan Deskripsi Singkat

   Menggunakan singkatan yang umum dan konsisten

3. Format Penulisan Lokasi

   Menuliskan lokasi secara ringkas tanpa detail alamat lengkap, cukup:

– Kabupaten

– Kecamatan

4. Input Harga Deal

   Memastikan harga yang diinput adalah harga deal final yang telah disepakati.

Tujuan:

Memastikan aktivitas produksi berjalan sesuai rencana, tepat waktu, dan tanpa kendala melalui pengawasan rutin setiap hari.

Prosedur:

1. Kontrol Pagi (Awal Kerja)

– Mengecek kehadiran karyawan produksi

– Mengingatkan dan memastikan orderan yang akan diproduksi hari ini

– Menanyakan progres pekerjaan dari hari sebelumnya

2. Kontrol Siang (Tengah Hari)

– Mengecek proses pekerjaan yang sedang berjalan

– Mengidentifikasi kendala yang dihadapi pekerja

– Memberikan arahan atau solusi jika diperlukan

– Mengingatkan waktu istirahat

3. Kontrol Sore (Akhir Kerja)

– Mengecek hasil pekerjaan hari ini

– Menanyakan kendala yang terjadi selama proses produksi

– Mencatat pekerjaan yang sudah selesai dan yang belum selesai

– Menentukan tindak lanjut untuk hari berikutnya

QUALITY CONTROL ETALASE

1. Struktur & Kekuatan

– Rangka kuat, tidak goyang, dan tidak bengkok

2. Finishing & Tampilan

– Tidak ada baret/gores

– Warna tidak kusam

– Lem tidak berantakan

3. Kaca & Pemasangan

– Kaca tidak baret/pecah

– Karet terpasang rapat

– Tidak ada celah

4. Presisi & Ukuran

– Tidak miring

– Sudut siku

– Ukuran sesuai pesanan admin

5. Kebersihan

– Bebas debu dan noda

– Sudah dibersihkan sebelum kirim

Standar:

– Semua sesuai → boleh kirim

– Ada masalah → wajib perbaikan

QUALITY CONTROL RAK

1. Kekuatan

– Rak kokoh, tidak goyang, tidak retak

2. Kerapian

– Sambungan rapi dan lurus

– Pinggiran halus (tidak kasar)

– List/finishing tepi depan rapi dan tidak bergelombang

3. Finishing

– Cat tidak belang / tidak “panu”

– Tidak ada baret atau bekas

4. Presisi & Ukuran

– Tidak miring, sudut siku

– Ukuran sesuai pesanan admin

5. Kebersihan

– Bersih dari debu dan noda

– Sudah dibersihkan sebelum kirim

Standar:

– Rapi & layak → kirim

– Terlihat kasar / tidak sesuai → perbaiki

QUALITY CONTROL DIVISI SETTING

1. Fungsi Mesin

– Pom menyala normal

– Lampu indikator menyala dengan baik dan sesuai

2. Kebocoran

– Tidak ada kebocoran pada selang dan sambungan

– Lem sealant rapi dan tertutup dengan baik

3. Pemasangan

– Semua komponen terpasang dengan benar dan kencang

– Kelengkapan unit (stiker & bonus) tersedia

4. Kelistrikan

– Kabel dalam kondisi aman dan tidak terkelupas

– Saklar berfungsi normal

5. Kebersihan & Kerapian

– Unit bersih dan rapi

– Tidak ada cat yang berantakan

– Ukuran dan spesifikasi sesuai pesanan admin

– Sudah dibersihkan dan wrapping sebelum kirim

Standar:

– Berfungsi normal & lengkap → kirim

– Terdapat masalah → perbaiki

QUALITY CONTROL DIVISI CAT

1. Kualitas Cat

– Warna merata dan tidak belang

– Tidak kusam dan tidak “panu” (bercak/noda)

2. Permukaan

– Hasil cat halus dan rata

– Tidak ada gelembung, tetesan, atau kasar

3. Ketebalan Cat

– Cat menutup dengan baik (tidak tipis / tidak belang)

4. Kerapian

– Tidak ada cat yang berantakan di bagian lain

– Area yang tidak dicat tetap bersih

5. Kebersihan

– Tidak ada debu menempel pada cat

– Unit dalam kondisi bersih

6. Kelayakan

– Cat sudah kering sempurna

– warna sesuai pesanan admin atau stock unit yang diharuskan

– Siap ke proses berikutya divisi setting

Standar:

– Warna rata & halus → lanjut ke divisi setting

– Belang / kusam / kotor → perbaiki

QUALITY CONTROL DIVISI LAS

1. Kekuatan Las

– Hasil las kuat dan tidak retak

– Tidak mudah lepas

2. Kerapian Las

– Hasil las rapi dan tidak berantakan

– Tidak ada tonjolan berlebih

3. Presisi Rangka

– Rangka pom tidak miring

– Sudut siku dan posisi rangka lurus

4. Dudukan Dasar

– Dudukan mesin sudah sesuai posisi dasar

– Tidak miring dan tidak bergeser

– Siap untuk proses divisi setting nantinya

5. Keamanan

– Tidak ada sisa las tajam atau berbahaya

– Sudah dirapikan

6. Kelayakan

– Rangka siap ke proses cat

– Tidak ada cacat struktur

– pesanan sesuai admin atau stock unit yang diharuskan

– Siap ke proses berikutya divisi cat

Standar:

– Kuat & presisi → lanjut ke divisi cat

– Retak / miring / tidak rapi → perbaiki

Caranya

Caranya

Tujuan:

Memastikan ketersediaan stok unit sesuai dengan standar minimal yang telah ditentukan untuk mendukung kelancaran penjualan dan produksi.

Prosedur:

1. Pengecekan Stok Unit

   Melakukan pengecekan jumlah stok unit secara berkala pada spreadsheet sesuai dengan data aktual.

2. Perbandingan dengan Standar Minimal

   Membandingkan jumlah stok unit dengan standar minimal yang telah ditentukan oleh owner.

3. Tindak Lanjut Kekurangan Stok

– Jika stok di bawah standar minimal, segera menginformasikan kepada tim produksi untuk dilakukan penambahan produksi

– Memastikan unit yang kurang menjadi prioritas produksi

4. Tindak Lanjut Kelebihan Stok

– Jika stok melebihi standar, menghentikan atau menunda produksi unit tersebut

– Menghindari penumpukan stok berlebih

5. Kondisi Stok Sesuai

– Jika stok sesuai dengan standar, tidak perlu dilakukan penambahan produksi

– Produksi dapat dihentikan sementara

6. Update Data

   Memastikan data stok selalu diperbarui sesuai kondisi terbaru agar tetap akurat dan up to date.

Data stok unit tersusun rapi dan dapat digunakan sebagai acuan pengambilan keputusan produksi.

Caranya

Prosedur:

1. Penerimaan Barang

   Menerima barang yang datang dari pembelian offline maupun online.

2. Pengecekan Barang (Offline)

   Untuk pembelian di toko:

– Memeriksa jumlah barang sesuai dengan pembelian

– Memastikan kondisi barang baik (tidak rusak/cacat)

– Langsung melakukan pencatatan ke sheet “Barang”

3. Pengecekan Barang (Online/Shopee)

   Untuk pembelian melalui Shopee:

– Memastikan barang yang datang sesuai dengan pesanan (checkout)

– Memeriksa jumlah dan kondisi barang

– Mencatat barang yang sudah diterima ke sheet “Barang”

4. Monitoring Barang Belum Datang

– Mengecek secara berkala pesanan Shopee yang belum diterima

– Memastikan tidak ada barang yang terlambat atau terlewat

5. Penanganan Ketidaksesuaian

– Jika jumlah tidak sesuai atau barang rusak, dicatat pada keterangan

– Dilakukan tindak lanjut (komplain/retur jika diperlukan)

Tujuan:

Memastikan ketersediaan bahan dan sparepart tercatat dengan akurat serta terkontrol untuk mendukung kelancaran produksi.

Ruang Lingkup:

Pengecekan dan pencatatan jumlah stok bahan dan sparepart pada setiap divisi.

Prosedur:

1. Persiapan Data

   Menggunakan daftar bahan dan sparepart yang telah tersedia sebagai acuan pengecekan.

2. Pengecekan Stok Fisik

   Melakukan pengecekan langsung terhadap jumlah stok di setiap divisi (gudang/area kerja).

3. Pencatatan Data Stok

   Mencatat jumlah stok aktual ke dalam spreadsheet sesuai dengan daftar bahan yang ada.

4. Penyesuaian Data

   Membandingkan antara data stok sebelumnya dengan hasil opname, kemudian melakukan penyesuaian apabila terdapat selisih.

5. Identifikasi Selisih

   Mencatat apabila terdapat selisih stok (kurang/lebih) dan memberikan keterangan.

6. Update Data Berkala

   Melakukan opname secara berkala agar data stok selalu akurat dan up to date.

Tujuan:

Memastikan seluruh alat kerja di setiap divisi tersedia, tercatat dengan akurat, dan dalam kondisi baik untuk mendukung operasional.

Ruang Lingkup:

Pengecekan jumlah, kondisi, dan keberadaan alat kerja pada setiap divisi.

Prosedur:

1. Persiapan Data

   Menggunakan daftar alat kerja per divisi yang telah ditentukan sebagai acuan pengecekan.

2. Pengecekan Jumlah Alat

   Melakukan pengecekan jumlah alat kerja secara langsung di setiap divisi dan membandingkan dengan data yang tersedia.

3. Identifikasi Selisih

– Jika jumlah kurang: menanyakan kepada divisi terkait keberadaan alat (dipinjam, dipindahkan, atau hilang)

– Jika jumlah lebih: melakukan update data pada spreadsheet sebagai penambahan alat dari owner

4. Pengecekan Kondisi Alat

   Memastikan kondisi alat dalam keadaan baik dan layak pakai.

5. Evaluasi Alat Rusak

– Mencatat alat yang rusak

– Mengidentifikasi penyebab kerusakan

– Menyampaikan hasil evaluasi untuk dibahas pada briefing

6. Update Data

   Memperbarui data alat kerja pada spreadsheet sesuai hasil pengecekan agar data selalu akurat dan up to date.

Tujuan:

Memastikan seluruh arus kas (uang masuk dan keluar) tercatat dengan rapi, akurat, dan dapat dipantau untuk kebutuhan operasional pembelian bahan.

Ruang Lingkup:

Pencatatan uang masuk dan uang keluar terkait aktivitas pembelian bahan secara online maupun offline menggunakan kas kantor.

Prosedur:

1. Pencatatan Uang Masuk

   Mencatat seluruh uang masuk ke dalam sheet “Cashflow”, meliputi:

    – Tanggal

    – Sumber uang masuk

    – Nominal

    – Divisi yang dibelanjakan

2. Pencatatan Uang Keluar (Pembelian)

   Mencatat seluruh pengeluaran untuk pembelian bahan ke dalam sheet “Cashflow”, meliputi:

    – Tanggal

    – Jenis pengeluaran (belanja bahan)

    – Nominal

    – Divisi yang dibelanjakan

3. Keterkaitan dengan Data Belanja

   Setiap pengeluaran yang dicatat di sheet “Cashflow” harus memiliki rincian detail pada sheet “Belanja” sesuai divisi dan jenis barang.

4. Pengecekan Kesesuaian Data

   Melakukan pengecekan antara sheet “Cashflow” dan sheet “Belanja” untuk memastikan nominal sesuai dan tidak terjadi selisih.

5. Update Data Secara Berkala

   Melakukan input dan update data setiap terjadi transaksi agar data selalu up to date.

Standar Data:

– Semua uang masuk dan keluar wajib tercatat

– Nominal harus sesuai dengan transaksi nyata

– Tidak boleh ada data ganda atau terlewat

– Data harus sinkron antara sheet “Cashflow” dan sheet “Belanja”

Data arus kas tersusun rapi dan dapat digunakan untuk monitoring keuangan serta kontrol pembelian bahan.

Prosedur:

1. Waktu Pengambilan Video

– Video dilakukan sebelum barang dikirim

– Video juga wajib dilakukan setelah barang sampai di lokasi tujuan

2. Durasi Video

– Durasi video maksimal 30–40 detik

– Jika jumlah unit banyak, setiap unit direkam ±2–3 detik hingga total video tetap 30–40 detik

3. Teknik Pengambilan Video

– Video harus stabil (tidak goyang)

– Pengambilan dilakukan dengan gerakan pelan dan tidak terburu-buru

– Menghindari gerakan cepat atau tidak fokus

4. Jarak Pengambilan

– Menampilkan unit secara full body

– Tidak terlalu dekat dan tidak terlalu jauh

– Unit terlihat jelas secara keseluruhan

5. Posisi Pengambilan Video

– Video diambil dengan posisi vertikal (portrait)

– Tidak diperbolehkan menggunakan posisi horizontal (landscape)

6. Jumlah Video

– Sebelum pengiriman: 4 video

– Setelah sampai di lokasi tujuan: 4 video

– Total video: 8 video

Standar Video:

– Total 8 video (4 sebelum kirim dan 4 setelah sampai)

– Durasi setiap video 30–40 detik

– Posisi vertikal (portrait)

– Video stabil, jelas, dan tidak terburu-buru